١٢ طريقة ناجحة لإدارة الوقت (الجزء الأول)

هذه الطرق الإثني عشر قمت بترجمتها من كتاب أمريكي بنفس العنوان لمؤلف إسمه :( فرانسيس لوي)، و بإعتقادي أنها أهم الطرق الناجحة لإدارة الوقت وأحب أن اتشارك مع القارئ في تعلمها ليستفيد في حياته العملية.

١) إستخدم السر الكبير الذي تعلمه المليونير (تشارلز شواب) لزيادة الإنتاجية. كان تشارلز شواب (١٨٦٢-١٩٣٩) مديراً لمصنع ينتج ويبيع الحديد اسمه (مصنع بثلم)، وكان يعاني من ضيق الوقت، وحلاً لهذه المشكلة استأجر خبيراً لإدارة الوقت اسمه (إيف لي ) ليستنير يرأيه ويأخذ بنصيحته.

ايف لي الخبير الإداري علمه طريقة سحرية لإدارة الوقت، فسأله شواب: كم سأدفع لك لقاء هذه النصيحة ؟ لكن إيف الخبير كان ذكياً جداً، أخبر شواب أن لايدفع له شيئاً الآن، قال له: (جرب هذه الطريقة على مدى الأسابيع القادمة ثم ابعث لي بشيك بعد انتهاء التجربة). شواب كان سعيداً جداً بالطريقة التي نجحت في تنظيم أعماله،وبعد فترة من الزمن أرسل شواب إلى إيف لي شيكا” ب ٢٥ ألف دولارا”، في ذلك الزمن الذي كان الناس لايكسبون أكثر من دولارين في اليوم!! يا ترى ماهو هذا السر العظيم الذي علمه إيف لي للمليونير تشارلز شواب؟!! إنه بكل بساطة : في نهاية كل يوم، أكتب ٦ نقاط من أهم الأعمال التي تنوي القيام بعملها في الغد، ورقمهم بالترتيب حسب الأهمية .

٢) طبق طريقة تحديد الزمن أمام كل مهمة على قائمة المهمات. الجميع يعرف طريقة كتابة المهمات اليومية على ورقة بشكل قائمة ،والتي تسمى (To Do list )و هي طريقة فعالة جدا” وحدها،و لكن لتصبح أكثر فاعلية جرب إضافة تحديد زمني أمام كل مهمة،وحاول الإلتزام بالوقت لإكمال المهمة، مثلا” مهمة رقم ١ أكتب أمامها ٩٠ دقيقة والمهمة ٢ أكتب أمامها ١٢٠ دقيقة. وفي نهاية اليوم أشطب على كل المهمات التي أنجزتها،وأكتب بجانب كلُ منهم الوقت الحقيقي الذي إستغرقك لإنجازها،وبالتالي مستقبلا” يمكنك إعادة ضبط الوقت بالمقارنة بين الوقت الذي وضعته والوقت الذي أنجزت المهمة به فعلا”.

٣) طبق قاعدة ٨٠/٢٠ (مبدأ باريتو Pareto principle) لتنجز مهمات أكثر في وقت أقل. إذا وجدت نفسك مضغوطا”ومشغولا”و لا تستطيع إيجاد الوقت اللازم لإنجاز المهمات في وقتها،فإليك هذه الطريقة المفيدة جدا”،وهي واحدة من أسرار نجاح كبار الشخصيات و رجال الأعمال، هذه قاعدة وضعها عالم رياضيات إيطالي يدعى باريتو، وهذه القاعدة تقول أن ٨٠٪ من النتائج تأتي من ٢٠٪ فقط من المهمات التي تعملها.و كمثال على ذلك فإن ٨٠٪ من مبيعاتك تأتي من ٢٠٪ من الزبائن المنتظمين والباقي قد يأتي مرة واحدة و قد لا يعود!! وبالتالي فإن تركيزك على فئة ال ٢٠٪ المهمين ربما تزيد إنتاجيتك ومرابحك. ومثال آخر فإن ٨٠٪ من المعلومات المهمة في كتاب ،تكون موجودة في ٢٠٪ من الصفحات والباقي مجرد تصفيط حكي أو إضافات جانبية.وهكذا عندما تبحث دائماً عن ال ٢٠٪ المهمة في الكتاب مثلاً وتقرأها ستوفر قراءة ال ٨٠٪ من باقي الكتاب. وهكذا سوف تصرف وقتا” أقل وتحقق نتيجة أكبر.وهذا ما يسمونه الدراسة بذكاء ثم بجد Study smart not hard . مثال آخر:اذا كان عندك بحث و لديك ١٠ كتب مهمة وتريد أن تبحث فيها فيمكنك أن تختار منهم كتابين أو ثلاثة هم أهم هذه الكتب، ويمكنك أن تذهب أبعد من ذلك فتختار الفصلين المهمين من كل كتاب وهكذا تختصر الكثبر من الوقت والجهد والعمل.

٤) لإدارة وقتك بفعالية تجنب القيام بعدة مهمات في وقت واحد. إن القيام بأكثر من مهمة في الوقت الواحد ربما يشتتك ويقلل من كفاءتك في العمل وإنجاز المهمات. في إحدى الدراسات التي قامت بها شركة مايكروسوفت على موظفيها ، وجدت أن الموظفين الذين يقطعون عملهم ليقرأوا الإيميلات يحتاجون إلى ١٥دقيقة كاملة للعودة إلى مسار عملهم ثانيةً. كما أن القيام بعدة مهامة يؤثر على نوعية وكفاءة كل عمل على حدة، مثلاً القيام بحل مسألة رياضيات بينما تشاهد التلفاز هو عمل غير فعال أبداً، وسوف يأخذ منك وقتاً أكبر لأن أي معضلة رياضيات سوف تحتاج لإنتباهك الكامل. لكي تتجنب الوقوع في مطب القيام بعدة مهمات في وقت واحد افعل شيئاً واحداً في الوقت الواحد، ولاتتركه حتى تنتهي منه كاملاً، وهذه النصيحة دائماً مايرددها الخبير العالمي بريان تريسي أيضاً ويسميها (Single handling ) أي التعامل مع كل مهمة لوحدها. لكي تركز على عمل واحد في المرة الواحدة في مكتبك، ننصحك بإغلاق الباب و إقفال الجوال والتلفاز،ولا ترد على تلفون المكتب ولا الإيميل والماسنجر.

٥) كيف تتخذ قراراتك بسرعة وتوفر الكثير من الوقت. يواجه الكثير منا صعوبة في إتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب، وخاصة عندما يكون هناك خيارين، فتحتار وتخشى أن تتخذ القرار الخاطئ، فتأخذ الكثير من الوقت لتسوية القرار، وربما يصيبك بعض الشلل التحليلي (Analysis Paralysis ). والطريقة الأنسب لحل هذه المعضلة هو تحديد وقت معين time limit أو مهلة زمنية deadline لكل قرار تتخذه، وهي طريقة عملية تناسب كل القرارات سواء السهلة منها أو الصعبة، فالسهل منها مثل :ماذا تريد أن تتناول على العشاء هذا المساء؟ والصعب منها مثل:ما هو نوع الأعمال التجارية التي يمكن أن أبدأ بمزاولتها؟ وعندما تضع لكل قرار زمن محدد لتطبيقه أو مهلة زمنية، فإن ذلك سيجنبك الوقوع في مطب الشلل التحليلي، وسوف توفر الكثير من الوقت.وحالما تتخذ القرار الذي تراه الأنسب لك لا تترد أبدا” في تنفيذه والإلتزام به وإلا فإنك تناقض نفسك. إن الوقت المحدد أو المهلة الزمنية التي تضعها لتحديد أي قرار تعتمد على عامل مهم ،وهو كمية التفكير التي تحتاجه لإتخاذ مثل هذا القرار،و على كم من الأبحاث تحتاج لصناعة قرار جيد،دوما”ضع وقتا”محددا”أو مهلة زمنية مناسبة ومعقولة لإتخاذ القرار. لنضرب أمثلة الآن على ماسبق لمزيد من الفهم،فقد قلنا أن إتخاذ القرارات يختلف ما بين سهل وصعب،فمثلا”لتحدد ماذا تريد أن تتناول على العشاء، امنح نفسك ٣ دقائق كحد أقصى كمهلة تفكير،ثم احسم أمرك وقرر،بينما قرار مهم مثل شراء منزل العمر إذا توفر المال اللازم،فربما يحتاج إلى مهلة نهائية ثلاثة أشهر،عليك أثناءها أن تبحث وتستقصي وتجمع المعلومات اللازمة ،وبعد نهاية الفترة المحددة تقرر تماما” ماذا تريد. المهم في كل المسألة أن تتجنب الوقوع في مطب شلل التحليلات،أو مطب الدائرة المفرغة كما يسمونها،هناك مقولة يرددها المدراء دائما”: إن القرار الكامل والمثالي لا يأتي أبدا”.

في اليوم التالي ابدأ بعمل الأعمال حسب ترتيبهم على القائمة، اشطب كل عمل تنتهي منه ثم أجل الباقي إلى اليوم التالي وهكذا كل يوم. لربما يبدو هذا السر العظيم بسيطا”جدا”ليكون مؤثرا”،ولكن جربه اليوم على كل حال وسوف ترى النتائج. Perfect decision will never come

إلى اللقاء في الجزء الثاني من المقالة.